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Il trattamento dei dati personali in condominio:un caso

(Provvedimento 19 febbraio 2015 del Garante per protezione dei dati personali).

Il caso tratta di un ricorso, avanti al Garante, proposto da un condòmino nei confronti del proprio condominio, volto ad ottenere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione del Codice in materia di protezione dei dati personali, lamentando l’illegittima acquisizione, da parte dell’amministratore condominiale, dei riferimenti personali contenuti nell’atto di compravendita della rispettiva unità immobiliare di proprietà esclusiva, la cui copia era stata ottenuta presso i pubblici registri, ponendo il relativo onere a carico del ricorrente.

Il Garante, pur pervenendo ad una declaratoria di non luogo a provvedere sul ricorso, avendo l’amministratore comunque provveduto a cancellare tutti i dati riferiti all’atto pubblico di compravendita, ha tuttavia rilevato che le informazioni da inserire nel registro di anagrafe condominiale devono essere raccolte e trattate nel rispetto dei principi dettati dal Codice della Privacy, con particolare riguardo ai principi di proporzionalità, pertinenza e non eccedenza. Il che significa “escludere la sussistenza, in capo ai condomini, dello specifico obbligo di allegare atti o copie di essi a riprova delle dichiarazioni rese”.

Il provvedimento del 19 febbraio 2015 ha evidenziato come, nel caso in esame, risultasse che la richiesta di informazioni avanzate dall’amministratore di condominio successivamente all’acquisizione della proprietà dell’immobile in capo al ricorrente, anziché limitarsi alla sola comunicazione dei dati da inserire nel registro, fosse arbitrariamente diretta ad ottenere copia dell’atto di compravendita. Il Garante ha osservato che “l’amministratore di condominio, a fronte della mancata trasmissione dell’atto di compravendita, anziché chiedere all’interessato la comunicazione delle proprie generalità, si è autonomamente attivato al fine di reperire tale atto presso i pubblici registri, con ciò ponendo in essere un trattamento eccedente rispetto a quanto previsto dalla citata normativa”.    

Il Garante per la protezione dei dati personali ha più volte indicato quali sono le regole/le prescrizioni da osservare nelle operazioni di trattamento di dati personali effettuate nell’ambito delle attività connesse all’amministrazione dei condomini. Alla luce del principio di liceità[1], possono formare oggetto di trattamento da parte dell’amministratore di condominio (quale responsabile del trattamento[2]), le sole informazioni pertinenti e necessarie rispetto allo svolgimento delle attività di gestione ed amministrazione delle parti comuni ed idonee a determinare le posizioni di dare ed avere dei singoli partecipanti, siano essi proprietari o usufruttuari.

Il Vademecum “Il condominio e la privacy” del 10 ottobre 2013[3], prescrive che l’amministratore deve conservare la documentazione, sia cartacea, sia in formato elettronico al riparo da intrusioni indebite, predisponendo adeguate misure di sicurezza a protezione dei dati. Si aggiunge che “possono essere trattate soltanto le informazioni personali pertinenti e non eccedenti le finalità di gestione e amministrazione delle parti comuni. Si possono usare, ad esempio, i dati anagrafici e gli indirizzi dei condòmini, i dati riferiti alle quote millesimali di proprietà, eventuali ulteriori dati necessari al calcolo delle spese condominiali. Non possono essere trattati, invece, dati che non siano correlati ad attività di gestione e amministrazione delle parti comuni o che non siano strettamente collegati alle quote dovute dai partecipanti al condominio.

Già da tempo, la giurisprudenza ha accollato all’amministratore, allo scopo di operare una corretta convocazione dell’assemblea, il dovere di operare una sia pur minima ricerca dei condomini che, trasferitisi in località diversa da quella ove risiedevano precedentemente, non abbiano provveduto a comunicare il nuovo indirizzo, dovendo, come tutti gli incarichi, anche quello di amministratore di un condominio essere svolto con l’ordinaria diligenza, il che presuppone che l’amministratore faccia quanto meno dei tentativi per rintracciare i condomini non più presenti nel precedente recapito.

Inoltre in caso di azione giudiziale dell’amministratore del condominio per il recupero della quota di spesa di competenza di un’unità immobiliare di proprietà esclusiva è da intendersi passivamente legittimato il vero proprietario di detta unità, e non anche chi possa apparire tale, come appunto il venditore, il quale, pur dopo il trasferimento della proprietà non comunicato all’amministratore, avesse continuato a comportarsi da proprietario. Dunque, allo scopo della corretta individuazione del soggetto da convocare in assemblea, ovvero debitore delle spese condominiali, allorché si sia verificata un trasferimento della proprietà di una porzione esclusiva, essendo tale individuazione conseguente all’assunzione dello status  di condominio, non deve pretendersi alcuna liberatoria preventiva informazione della gestione condominiale proveniente dall’alienante o dall’acquirente, prevalendo su ogni apparenza di titolarità di principio della pubblicità immobiliare e quello dell’effettività.

L’ampliamento dei doveri dell’amministratore di condominio ha reso inadeguata la qualificazione dello stesso come “mandatario”, essendo netta l’eccedenza delle rispettive attribuzioni rispetto ad una mera esigenza di cooperazione esterna del condominio. L’amministratore condominiale è ormai incarico professionale, e l’obbligo di diligenza da osservare è quello qualificato, stabilito dall’art. 1176, comma 2 c.c., ragguagliato, cioè, alla “natura dell’attività esercitata”. Non ci si può dunque più accontentare che l’amministratore di condominio svolga i suoi compiti secondo dettami suggeriti dall’ordinaria diligenza. Gli obblighi dell’amministratore, in quanto inerenti all’esercizio di un’attività professionale, impegnano lo stesso a prestare la propria opera per raggiungere il risultato desiderato, prestando la diligenza del professionista di media attenzione e preparazione.

Se così il diritto condominiale ambisce sempre più ad avere un amministratore “diligente” nell’adempiere i suoi obblighi, il Garante per la protezione dei dati personali sembra piuttosto preoccupato soltanto che egli non sia “eccedente” nel trattamento dei relativi dati personali.

In tal modo, sapere quando è “nel giusto” rischia di rimanere per l’amministratore una domanda senza risposta.

 

[1] Di cui all’art. 11 del Codice Privacy.

[2]  Ai sensi degli artt. 4, comma 1, lett. g e 29 del Codice Privacy.

[3] In www.garanteprivacy.it, il provvedimento del Garante del 19 maggio 2006, in G.U. n.512 del 3 luglio 2006.

 

Studio Legale avv. Mary Pozzati
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